مهارات السكرتير التنفيذي

الكاتب: المدير -
مهارات السكرتير التنفيذي
"محتويات
مهارات السكرتير التنفيذي
مهام السكرتير التنفيذي
 معالجة البريد
معالجة الاتصالات الهاتفية
إعداد المراسلات
تنظيم الاجتماعات
تنظيم مواعيد المدير العام
ترتيب السفريات
تنظيم محفوظات الإدارة
متابعة أعمال الإدارة
استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
راتب السكرتير التنفيذي
مهام السكرتير الناجح
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

يعتبر السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهارات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات .

مهارات السكرتير التنفيذي
التوسيع في التحصيل العلمي في كل ما يخص دراسة السكرتارية التنفيذية .
الاطلاع على شؤون المجتمع ، والأخبار العامة .
معرفة اللوائح والنظم المعمول بها في البلاد التي يتعامل معها في مجال العمل .
ومن أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في السكرتير التنفيذي هو أن يكون لديه لغة متمكنة وخاصة لغة البلاد التي يعمل بها .
السكرتارية ما هي إلا تنظم الإدارة ، والتنظيم يعد أهم مهارة يجب أن تتوفر لدى السكرتير التنفيذي .
القدرة على تكوين علاقات مع أصحاب العمل ، ومن هم خارج العمل .
معرفة الأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها .
الإلمام بالمواضيع العامة ، والثقافية .
معرفة  اللوائح المعمول بها في البلد.
الخبرة في طريقة كتابة التقارير ، والمعلومات المهمة .
معرفة كيفية  إعداد التقارير الفنية المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية .
القدرة على التحكم في تنظيم الوقت للمديرين .
معرفة كيفية التواصل مع الأشخاص من خلال استخدام الألفاظ المناسبة .
العمل تطوير شخصيته ، والتعامل مع المديرين بطريقة صحيحة . [1]
مهام السكرتير التنفيذي

هناك الكثير من مهام السكرتارية التنفيذية وهي :  [2]

 معالجة البريد

ويمكن معالجة البريد عن طريق عدة أمور وهي :

استلام البريد اليومي .
جعل المدير يراه يومياً أو في أقرب فرصة ممكنة .
ترتيب البريد حسب الاختصاص في العمل .
نسخ صور متعددة من البريد حسب الأهمية .
توزيع بريد كل قسم بصورة سريعة .
حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ .
تسجيل المكالمات ، والبريد الصادر.
حفظ صورة عن البريد الصادر .
إرسال البريد الصادر .
معالجة الاتصالات الهاتفية
كتابة دليل كامل يتعلق بالأرقام المهمة .
استقبال المكالمات في وقتاً سريع .
معرفة المتصل ، والهدف من اتصاله.
تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة .
الاتصال بالمدير عند الحاجة في أسرع وقت .
تسجيل المكالمات الهاتفية والهدف منها للمدير.
إعداد المراسلات
تحرير المادة المكتوبة .
طبع المادة المُحررة .
عمل تصدير المراسلات الصادرة .
تصوير المستندات والأوراق المطلوبة .
تصميم النماذج التي تساعد على سير العمل بدقة  .
تنظيم الاجتماعات
حجز القاعات من أجل الاجتماعات .
إرسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده .
ترتيب قاعة الاجتماع وفق رأي المدير .
استقبال المُشاركين في الاجتماع .
تدوين الملاحظات  المهمة في الاجتماع .
توزيع أوراق الاجتماع مطبوعة  ومرتبة حسب كل قسم .
تنظيم مواعيد المدير العام
تسجيل بيانات الزوار .
تقديم الأجندة على المدير .
ترتيب البيانات للمدير .
ترتيب السفريات
ترتيب البيانات المُرتبطة بالسفر .
حجز  الحجوزات المطلوبة  ومُتابعتها .
كتابة تقرير متعلق بالسفر .
التواصل مع الجهة المُضيفة لإخبارها عن موعد وصول المدير .
التواصل مع المدير تنظيم جدوله في خارج البلاد .
تنظيم محفوظات الإدارة
تنظيم المكان الذي  يناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات .
ترتيب  المحفوظات وفق كل قسم .
ترميز المحفوظات .
فهرسة المحفوظات .
إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة .
إحضار الملفات المرتبة عند الحاجة .
متابعة أعمال الإدارة
معرفة الموضوعات التي لم تنتهي وتحتاج لمتابعة  .
رؤية ملف المتابعة بصورة  يومية .
اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع .
حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص .
استخدام تطبيقات الحاسب الآلي
مُعالجة النصوص ، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point .
إنشاء الجداول من خلال  برنامج Excel.
تنظيم المواعيد بمساعدة برنامج  Out Look.
إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة .
معرفة الأخبار وآخر الأحداث عن طريق الحاسوب .
إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة
عمل الخطابات المتعلقة بطلبات مُوظفي الإدارة .
ترتيب إجازات العاملين .
تدوين الحضور ، والغيابات ، وكل الأمور المتعلقة بحضور العاملين وتبليغ الإدارة بها .
ترتيب الأعمال الإضافية للموظفين .
الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي

يعد السكرتير التنفيذي من أهم الوظائف الأساسية في الهيكل الإداري ، فهو يمثل القيام بالكثير من المهام الأساسية  التي لا يمكن الاستغناء عنها في أي من الأعمال المهمة ، فيعد الركن الأول في تطوير العمل والمؤسسة . [2]

راتب السكرتير التنفيذي
الموظف في مهنة سكرتير تنفيذي  في المملكة العربية السعودية يتقاضى راتب يصل إلى 7,020 ريال في الشهر (المعدل الشهري).
تتراوح رواتب السكرتارية بين 3,440 ريال (الحد الأدنى) إلى 11,000 ريال (الحد الأعلى).
مهام السكرتير الناجح
لبس أفضل الثياب حيث أنه يمثل واجهة الشركة .
أن يمتلك شخصية قوية تساعده على اتخاذ القرارات الحازمة .
القدرة على التحدث بكل طلاقة لجذب الانتباه .
أن يتحلى بالخلق الرفيع و الصدق ، والأمانة، والنزاهة ، والاحترام، و المسؤولية ، والالتزام.
أن يكون لديه قدرة كبيرة على العمل تحت ضغط .
معاملة كل أفراد العمل بطريقة لطيفة مهما كانت مهنتهم في المؤسسة .
أن يكون لديه القدرة على الالتزام بالمواعيد المحددة ، والانضباط الكبير .
الهدوء هو من أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها .
لابد أن يكون لديه ذاكرة قوية قادرة على حفظ المعلومات ، ومعرفة الأشياء المهمة كمن غير المهمة .
الحوار معه يكون بناء يمكن له أن يساعدك على معرفة آفاق جديدة للعمل ، ويكون لديه القدرة على كسب معارف من خلال هذا الحوار .
أن يكون لديه من الخبرات ما يؤهله لهذا العمل .
القدرة على التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي ، والتمكن من جمع المعلومات من خلالها ، والتعامل مع جميع البرامج التي تعمل من خلال الحاسوب ، والقدرة على التنسيق من خلالها .
كتابة التقرير بشكل متقن ، وبدون أي أخطاء .
التعاون هو الروح التي يجب أن تسود في المؤسسة ، ولا يتحقق ذلك إلا من خلال تعاون المدير التنفيذي .
تقصي المعلومات وتتبعها ، وخاصة التي يطلبها المدير منه .
كتم أسرار العمل ، والمحافظة على سريته . [3]
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي

السكرتير هو  المسؤول الإداري أو المُساعد الشخصي  الأول كما أنه وهو الشخص الذي يعمل على مساعدة الإدارة والإدارة التنفيذية ، ولا يتم ذلك إلا من خلال استخدام مهرات معين مثل مهارة إدارة  المشاريع أو الاتصالات ، أو المهارات ، التنظيمية ، وهناك فرق كبير بين مهام السكرتارية الإدارية و مهام السكرتارية التنفيذية ، وهذا من حيث التدرج في الوظائف والمهام التي يقوم بها كلاً من الموظفين ، فنجد أن  السكرتارية التنفيذية تنال نصيب كبير في المناصب المُهمة أكثر من السكرتارية ، فنجد أن الشخص الذي يعمل كسكرتير تنفيذي يقوم بمهام أكثر من الذي يقوم بها السكرتير العادي مثل : إدارة الميزانيات ومسك الدفاتر والمكالمات الهاتفية والتعامل مع الزُوار ، وترتيبات السفر،  و تقارير النفقات وهناك تدرج في وظيفة السكرتارية على النحو التالي :  [4]

مساعد إداري على مستوى الدخول.
مساعد إداري.
مساعد إداري كبير.
السكرتير التنفيذي.
الأمين التنفيذي الأول.
مدير مكتب.
مدير مكتب أول.
المراجع"
شارك المقالة:
152 مشاهدة
هل أعجبك المقال
0
0

مواضيع ذات محتوي مطابق

التصنيفات تصفح المواضيع دليل شركات العالم
youtubbe twitter linkden facebook